Identificatie van je werknemers

Vóór aanvang van de werkzaamheden moet een werkgever de identiteit van een nieuwe werknemer vaststellen. Hij moet dat doen aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs zoals een Nederlands paspoort, een Europese identiteitskaart, identiteitskaart Nederlandse gemeenten, verblijfsdocument a t/m f, een paspoort van een land van de EU, et cetera. Een rijbewijs is geen wettig identificatiemiddel bij een indienstreding. Let erop, dat het identiteitsbewijs niet vervalst is. Om te kunnen bewijzen dat hij de identiteit heeft vastgesteld, maakt de werkgever zelf een deugdelijke kopie van het identiteitsbewijs. Die zelfgemaakte kopie moet bij de loonadministratie worden bewaard tot vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van indiensttreding.

Hogere belastingheffing

Het niet of niet correct voldoen aan de identificatieplicht heeft tot gevolg dat er hogere belastingen en/of premies moeten worden toegepast door de werkgever. Deze hoge heffingen moeten ook worden toegepast als door de werknemer geen Burgerservicenummer (BSN) is verstrekt of geen (juiste) opgaaf gegevens voor de loonheffingen is aangeleverd.

Buitenlandse werknemers

Voor werknemers, die geen EU-inwoners zijn, gelden overigens afwijkende bepalingen. Vanwege de coronacrisis kan de werkgever niet aan alle administratieve verplichtingen voldoen, waaronder het vaststellen van de identiteit. De werkgever moet deze administratieve verplichtingen alsnog wel nakomen zodra dit mogelijk is. Deze maatregel geldt in ieder geval van 12 maart 2020 tot en met 30 juni 2021.

MOS Advies

• Houdt de verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht goed in de gaten.
• Controleer de geldigheid van het identiteitsbewijs.
• Kopieer ook de achterkant van het identiteitsbewijs, omdat het BSN-nummer op de achterkant staat.
• Identificeren is een verplichting van de werkgever. Legitimeren is een verplichting van de werknemer.
• Zorg ervoor dat je de AVG wet- en regelgeving volgt en dat de kopieën niet inzichtelijk zijn voor anderen.

Vragen? Meer info?

Wil je meer informatie of wil je advies, neem dan contact op met ons team Loonadvies via 0162- 422332 of lonen@mosaccountants.nl. of met onze belastingadviseurs.